Stressfrei zum perfekten Event – mit dieser Checkliste gelingt die Planung
Eine gut durchdachte Checkliste ist der Schlüssel für ein gelungenes Event. Sie hilft dir, alle wichtigen Details im Blick zu behalten – und unnötigen Stress im Vorfeld oder am Tag der Veranstaltung zu vermeiden.
1. Ziel deines Events festlegen
Bevor du mit der Planung beginnst, kläre, was du mit deinem Event erreichen möchtest. Ob Networking, Unterhaltung oder Produktvorstellung – dein Ziel bestimmt alle weiteren Schritte.
2. Budget realistisch planen
Lege frühzeitig ein realistisches Budget fest – und halte dich im Laufe der Planung daran. So vermeidest du Überraschungen und kannst Prioritäten setzen.
3. Datum und Location auswählen
Wähle ein passendes Datum (achte auf Ferien, Feiertage oder Wetter) und eine geeignete Location. Frühzeitige Reservierung ist hier besonders wichtig.
4. Veranstaltungsdetails definieren
Plane einen groben Ablauf, Programmpunkte und benötigte Technik. Denke auch an Strom, Sitzplätze, Überdachung oder Spielbereiche für Kinder.
5. Dienstleister & Verleihfirmen kontaktieren
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6. Einladungen & Werbung organisieren
Erstelle frühzeitig Einladungskarten oder digitale Einladungen und bewerbe dein Event – je nach Zielgruppe über Social Media, E-Mail oder Print.
7. Helfer & Personal einplanen
Für größere Events brauchst du helfende Hände. Organisiere rechtzeitig Auf- und Abbauhelfer, Servicepersonal oder Moderatoren.
8. Probelauf durchführen
Teste Technik, Abläufe und Koordination einige Tage vorher. So kannst du rechtzeitig auf mögliche Probleme reagieren.
9. Event durchführen & Feedback einholen
Am Veranstaltungstag gilt: Präsenz zeigen, flexibel bleiben, genießen. Danach hilft Feedback von Gästen und Mitarbeitenden, um deine nächsten Events noch besser zu machen.
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📝 Tipp zum Schluss
Denk daran: Eine gute Planung ist der beste Garant für ein stressfreies, gelungenes Event. Nutze diese Checkliste als Leitfaden – und wenn du Unterstützung brauchst, stehen wir von Schake Event und Garten dir gerne zur Seite!